簡單來說就是5步驟
Step1: 計畫:PLAN(早晨的時候-計畫”當天”的活動的優先順序&”當天”目標
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完成的番茄鐘數量 |
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運動 |
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剪輯影片(上字幕) |
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閱讀 |
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工作(完成A項目到X階段) |
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冥想 |
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Step2: (執行DO)
番茄工作法-的重點就是一個番茄鐘的時間只專心做一件事情
雖然說作者建議只需要
一枝筆
一張紙
一個番茄鐘
就是我們最基本需要的工具來完成番茄工作法
但現在的時代電子產品普及
也可以用其他的工具來代替也是可以的
番茄工作者是可以很自由決定自己的休息時間長短的
例如老人的番茄中只有15分鐘
所以休息時間可以是簡單的刷個牙就回來繼續下一個番茄鐘
但如果你的番茄鐘時間比較長或者你感覺你今天比較疲憊
你可以延長你休息的時間,讓你的腦子有足夠的休息時間
這樣你開始新的番茄鐘的時候
才能更專注更能掌握你自己的”節奏”
控制休息的時間例如一直都是五分鐘堅持1~2個星期
再回顧
你使用番茄鐘的過程
看是否有需要調整的地方
當你在休息的時候避免打很重要的電話或者回很重要的EMAIL因為這樣的大腦不會得到休息
如果工作未做完但響鈴了
作者不會繼續工作
因為他覺得這會影響到下一個番茄鐘的運作
所以把當下的思路記下來寫在紙上
但老人覺得這因人而異
如果今天你的狀態很好(EX:創作類型的工作)
靈感一直湧現
我就覺得沒必要因為這樣停下來
當然也不要過度工作
因為效率會降低
番茄工作法不是說你一定要在番茄鐘結束前完成某種工作
而是你在這個番茄鐘結束之前你是用盡全力的專注
對於需要訓練專注度的人
老人覺得這是很棒的工具
Step 3:應用:CHECK & make it measurable (完成番茄鐘的時候紀錄&讓它成為你的預估工具)
假如這個工作你會使用到７番茄鐘說明它很複雜
需要拆開成單獨一行活動 讓各自有預估值
因為活動越大
預估值越不準
作者強烈建議使用番茄鐘的方式例如25min至少兩周不要改變(一直改變番茄鐘的時間無法找到一個基準來衡量)
依照親身經歷跟紀錄
你才知道怎樣最適合你
哪邊該變動
最後檢查那些未完成的事項
把它們放到新的表格
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預估番茄鐘 |
實際的番茄鐘 |
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運動 |
1 |
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剪輯影片 |
4 |
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閱讀 |
2 |
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工作(完成A項目到X階段) |
4 |
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冥想 |
1 |
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能預估你做這件事情會用到幾個番茄鐘是很棒的super power
例如老人的朋友是出貨員
每30分鐘可以包好100 件A貨品
我覺得超厲害的
因為她非常精準的知道自己要用多少時間
當然每種工作的運用時間不同
我們也要懂得變通!
那下次是否能再優化呢?
番茄鐘就是你的依據
一套簡單的標準化系統
反覆的紀錄你能完成的次數
找到最適合你的番茄鐘時間
Step 4: 處理:ACTION(使用番茄時中斷幾次&為什麼中斷&整理使用番茄的筆記)
中斷有兩種
內部中斷:自己造成的(通常老人會用一張紙先寫下來等等再處理-代辦sheet)
外部中斷:別人造成的(例如有電子郵件需要處理或者同事需要幫忙,如果事情很緊急我就會把番茄中關掉等處理好後在重新開始新的番茄鐘)所以不能把番茄鐘當作不幫忙同事的藉口XDDD 如果不是很重要可以跟同事說一個時間 EX:周三之前答覆或者今天會答覆(記得要守承諾準時回答)
這樣可以減少中斷的機會
“紀錄中斷的原因也很重要”
為什麼不將幾小段加起來算成一個番茄鐘?因為這樣失去了達到節奏的目的&屈服中斷的誘惑
如果你跟老人一樣很容易被別的事情影響可以把番茄鐘調整到比較適合自己的時間(老人使用的是15MINS來代替25MINS)
老人開始就使用了20mins兩個禮拜 但那個效果真的很淒慘
所以兩個禮拜後開始使用15分鐘的番茄鐘
不論是運動
或者是看書
工作
或者筆記我看過的書
這並不能說我達成很多番茄鐘
但是這讓我更想要使用番茄鐘
Step 5: Improve (一天結束的時候回顧今天的番茄鐘使用情況可以跟之前的比較)可視化
雖然step5不再書中的步驟當中但老人覺得很重要
這個可以幫助你”不把你的時間花在不重要的事情上”
這樣當你在結束一天回顧你的番茄鐘紀錄時你能分析為什麼你中斷
想一想為什麼沒有完成
或者什麼事通常比預估花比較多的時間?
例如未完成的原因可以是今天早上沒有好好享受自己一天中最重要的咖啡時間(咖啡時間或許是一天中最期待的上班前儀式)
或者沒有運動:因為運動可以幫助我們的大腦更好的思考
除了上述的步驟
這邊也有一個很實用的TIPS就是你收到EMAIL時
如果你覺得之後這封EMAIL對你不會有用你應該把它刪了
有人跟老人一樣信箱真的都是要爆掉那種?
自從讀了這本書之後
開始執行這樣的動作
信箱乾淨了許多
心也舒服多了
還有一個顛覆老人對蕃茄工作法的認知
就是原來番茄鐘也能用在團體活動的工作中
例如:現在是學校上課的中場休息時間
但要扭動番茄鐘繼續看他們喜歡的影片的基本條件就是,每個工作人員需要把牠們最喜歡的玩具放在桌上
這代表大家都準備好了
可以安靜下來了
是不是很狂?
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